VPmed Steuerberatung, Krefeld

VPmed Zahnärztebrief 02/2015

Thema dieser Ausgabe:

Wie steigere ich meinen Praxisgewinn?

 

Verbindlichkeit von Heil- und Kostenplänen

Gastbeitrag von Christine Baumeister-Henning, Haltern am See

In der Abrechnungsberatung taucht diese Frage regelmäßig auf: Wie verbindlich sind eigentlich Heil- und Kostenpläne? Darf der vereinbarte Betrag überschritten werden oder stellt dieser Betrag eine Obergrenze dar? Diese Fragestellung muss regelmäßig aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Zunächst erst einmal das Grundsätzliche:

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch sind Heil- und Kostenpläne (Kostenanschläge) nur eine unverbindliche Berechnung der voraussichtlich entstehenden Kosten im Wege der Vertragsanbahnung. Er ist kein verbindliches Angebot oder eine Preisgarantie. Die auf dem Heil- und Kostenplan angegebenen Kosten dürfen demnach
grundsätzlich auch überschritten werden. Allerdings darf es nicht zu einer „erheblichen Überschreitung“ der veranschlagten Kosten kommen (s.a. § 650 BGB). Wann eine Überschreitung als „erheblich“ anzusehen ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Dies ist stets vom individuellen Einzelfall abhängig. Die ständige
Rechtsprechung geht davon aus, dass eine Überschreitung von ca. 15 – 20 %, in besonderen Einzelfällen sogar bis zu 25 % vom Auftraggeber (Patienten) akzeptiert werden muss. Auf dem Heil- und Kostenplan sollte – um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden – auch stets darauf hingewiesen werden, dass die Kostenkalkulation nur
geschätzt wurde und der tatsächliche Endpreis von diesem Wert abweichen kann. Damit wird noch einmal deutlich gemacht, dass der Zahnarzt keine Gewährleistung für etwaige Eigenanteile übernimmt.
Aber auch, wenn der Heil- und Kostenplan als eine unverbindliche Schätzung anzusehen ist, hat der Zahnarzt die Pflicht, die Schätzung sorgfältig vorzunehmen, denn der Patient hat sich auf den genannten Betrag eingestellt. Stellt sich bei der Behandlung heraus, dass der im Heil- und Kostenplan genannte Betrag voraussichtlich erheblich
überschritten wird, ist der Zahnarzt verpflichtet, dies dem Patienten rechtzeitig mitzuteilen. Der Patient hat nunmehr das Recht, den Behandlungsvertrag zu kündigen und muss auch nur die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Kosten bezahlen. Unterlässt der Zahnarzt es, den Patienten rechtzeitig zu informieren, verstößt er gegen seine
vertraglichen Verpflichtungen und macht sich dem Patienten gegenüber schadenersatzpflichtig.

Soweit zunächst die rechtliche Betrachtung in dieser Angelegenheit. Es gibt jedoch auch eine zweite Sichtweise dieser Problematik – die Kunden (Patienten) sicht: Wir erleben es immer wieder – das „Kleingedruckte“ im Vertrag wird nicht gelesen und der Patient verlässt sich auf den Endbetrag. Wird dieser überschritten, ist der Ärger in
der Praxis vorprogrammiert – oft auch nachvollziehbar: Wenn der Patient einen Heil- und Kostenplan mit einem geschätzten Endbetrag von 3.000 € erhält und dieser wird um 20 % überschritten, bedeutet dies für den Patienten, dass er 600 € über den kalkulierten Betrag hinaus für seine zahnärztliche Behandlung aufbringen muss. Gerade
bei gesetzlich versicherten Patienten, die ihren Eigenanteil selbst finanzieren müssen, ist so eine Überschreitung zwar rechtlich nicht zu beanstanden, aber sehr ärgerlich. Wie wäre es nun, wenn Sie Ihren Patienten sagen könnten: „Der Betrag auf dem Heil- und Kostenplan ist der Maximalbetrag. Er wird vielleicht unterschritten, ganz
sicher aber nicht überschritten. Sie können sich auf uns verlassen!.“ Soviel Sicherheit überzeugt den Patienten. Damit die Preiskalkulation realistisch wird, sind jedoch einige Dinge zu beachten:

1. Steigerungsfaktoren

Wählen Sie bei der Erstellung des Heil- und Kostenplanes realistische Steigerungsfaktoren, eher ein bisschen höher als zu niedrig. Begründungen müssen auf dem Heil- und Kostenplan nicht angegeben werden, erst bei Rechnungslegung.

2. Begleitleistungen

Gerade bei der Versorgung mit Kronen und Zahnersatz fallen in der Regel immer die gleichen Leistungen an: Anästhesien, besondere Maßnahmen, Kürettagen, Entfernung harter und weicher Beläge, Aufbaufüllungen etc. Diese Leistungen lassen sich in den meisten Zahnarztabrechnungsprogrammen zu „Leistungsketten“
zusammenfassen und können damit leicht je präpariertem Zahn mit in Ansatz gebracht werden. Entfällt dann eine dieser Leistungen bei der tatsächlichen Behandlung, wird der Rechnungsbetrag niedriger und der Patient freut sich.

3. Zahntechnische Leistungen

Wenn die Kostenvorhersage des Zahnarztes für den Patienten eine verbindliche Obergrenze darstellen soll, muss sich der Zahnarzt natürlich auch auf den Kostenvoranschlag des Zahntechnikers verlassen können. Grundsätzlich gilt natürlich zwischen Zahnarzt und Zahntechniker das bereits oben Gesagte: Der Zahntechniker darf seinen
Kostenvoranschlag ebenfalls um 15 – 20 % überschreiten. Geschieht das, kann der Zahnarzt sein Versprechen an den Patienten nicht halten. Hier sollte mit dem Zahntechniker rechtzeitig vereinbart werden, dass die von ihm genannten Preise ebenfalls „Endpreise“ sind, von denen nur abge-wichen werden darf, wenn sich die Therapie
ändert.

Wenn diese Aspekte berücksichtigt werden, kann sehr sicher davon ausgegangen werden, dass der Patient eine Rechnung erhält, die vom Heil- und Kostenplan nur unerheblich und wenn, dann nur nach unten abweicht. Das geht natürlich auch nur dann, wenn die Behandlung wie geplant durchgeführt werden kann. Ändert sich die
Therapie, dann ändert sich auch der Endpreis. Muss beispielsweise ein präparierter Zahn noch endodontisch behandelt werden (Schleiftrauma), sollten die zusätzlich entstehenden Kosten auf einem gesonderten Heil- und Kostenplan erfasst werden, damit der Patient eine Information über die weiteren Kosten erhält.

Das Ergebnis dieser Vorgehensweise bei der Therapie- und Kostenplanung: Erhebliche Reduktion der Unstimmigkeiten zwischen Patient und Praxis. Für den Patienten ein Stück mehr Sicherheit und Verlässlichkeit.

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Wie steigere ich meinen Praxisgewinn?
Ein Vergleich mit anderen Praxen ist der beste Einstieg.

Unseren Mandanten senden wir monatlich ihre BWA. Hierbei kommentieren wir kurz die Entwicklung und heben positive wie negative Entwicklungen hervor, um zum Nachdenken und zur Diskussion anzuregen. Die Reaktionen sind sehr positiv. Warum ist das so? Unsere Erklärung: Zum einen zeigen wir unseren Mandanten damit, dass wir nahe an ihnen und ihrer Praxis dran sind. Und zum anderen wünscht sich jeder Mandant ein Feedback. Er möchte nämlich wissen: „Bin ich eigentlich gut?“ oder: „Könnte ich besser sein?“. Und wer, wenn nicht sein Steuerberater, der viele Zahnarztpraxen betreut , könnte diese Fragen besser beantworten?

Für die Antwort auf die Frage: „Läuft die Zahnarztpraxis gut?“ bedarf es eines Maßstabs, also die Festlegung, woran gemessen wird. Orientiert man sich am Durchschnitt oder an den Besten? Das hängt vom Ehrgeiz des Zahnarztes ab oder von seinen wirtschaftlichen Zwängen.

Benchmark nennt man einen solchen Vergleich, der zeigt, welches Gewinnpotenzial in der Praxis steckt. So könnte der Vergleich zeigen, wie viel mehr Honorar und wie viel Mehr an Gewinn andere Praxen mit denselben Personalkosten erwirtschaften; eine wichtige Information, die allerdings noch nicht die Frage beantwortet, wie das
Potenzial konkret freigesetzt werden kann. Was machen diese Praxen anders? Hier lohnt sich der Einstieg in die Leistungsprozesse der eigenen Zahnarztpraxis; denn nur der Blick in die BWA hilft da nicht weiter. Mit Leistungsprozessen meinen wir folgende Fragen: Wie ist die Auslastung der Behandlungsstühle in der eigenen Praxis?
Wie viele weiße Flecken gibt es im Terminbuch jedes Behandlers? Wie hoch ist das Honorar je Behandlung und das Honorar je Behandlungsstuhl pro Monat? Das sind Kennzahlen, die sich messen lassen. Der Vergleich dieser Kennzahlen mit anderen Praxen zeigt dem Zahnarzt zielsicher, woran er arbeiten kann.

In einem Benchmark stellten wir z. B. vor einigen Wochen in einer Beratung fest, dass das Honorar je Behandlung in der Praxis sehr ordentlich war; die BWA zeigte dennoch unterdurchschnittliche Zahlen. Das Honorar je Behandlungsstuhl und Monat wies dann aber auf die Ursache hin, nämlich eine längst nicht optimale Auslastung der
Behandler durch freie Flecken im Terminbuch. Die Bemühungen in der Zahnarztpraxis richteten sich in den folgenden Wochen daher ganz konzentriert darauf, wie sich diese weiße Flecken für alle Behandler, einschließlich Prophylaxe, weitestgehend vermeiden lassen. Da waren alle Teammitglieder der Praxis gefordert, auch der
Praxisinhaber.

Der Vergleich von BWAs und wichtigen Kennzahlen der Praxis ist demnach das Werkzeug zur Gewinnsteigerung. Derjenige, der weiß, was in anderen Praxen möglich ist und wo die Defizite der eigenen Praxis zu suchen sind, der ist motiviert sich auf den Weg zu machen – zusammen mit anderen Praxisinhabern oder mit der
Unterstützung von spezialisierten Beratern. Die Steigerung des Praxisgewinns ist nach unserer Erfahrung die zwangsläufige Folge.

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Steigerung des Praxisgewinns durch eine professionell organisierte Prophylaxe

Die professionelle Organisation der Prophylaxe in der Zahnarztpraxis ist nach unserer Erfahrung ein höchst wirksames Instrument zur Steigerung des Praxisgewinns. Die Ursache hierfür liegt darin, dass zusätzlicher Prophylaxeumsatz zusätzliches Honorar bedeutet, für das der Zahnarzt selber nur einen geringen Zeiteinsatz leisten muss.

Wir sind in unserer Kanzlei auf die Betreuung von Zahn-ärzten und ihren Praxen spezialisiert. Deshalb dürfen unsere Mandanten von uns mehr erwarten als die monatliche BWA und die pünktliche Gehaltsabrechnung. Dazu gehören nach unserem Verständnis auch Anregungen, wie sich der Praxisgewinn steigern lässt.
Die Professionalisierung der Prophylaxe bildet hierbei einen von vielen Ansatzpunkten. Sprechen Sie uns gerne an!

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